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PREPARER UNE SORTIE

 

 

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Vous souhaitez organiser une sortie ? Ce document vous apportera tous les éléments nécessaires. Vous ne serez pas seul, les ’’Activities Officer’’ et les ‘’Head Road Captain’’ sont là pour vous aider et vous conseiller sur les choix à effectuer.

                         Activities Officer :

Dès que votre sortie aura été acceptée, un ‘’Activities Officer’’ et un ‘’Head Road Captain’’ prendront contact avec vous pour préparer ensemble votre sortie. Vous serez bien épaulé, guidé et très bien conseillé……

Have fun, et  merci pour votre collaboration.

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Une sortie peut se dérouler sur une journée, un week-end, plusieurs jours. La participation des membres peut être importante. La moyenne est de cinquante participants et environ trente cinq motos pour une sortie hebdomadaire.

L’organisation d’une sortie porte sur l’itinéraire, la restauration, l’hébergement et éventuellement les activités et visites.

 

ITINERAIRE:

Quelques principes à respecter :

1) privilégier les routes pittoresques.

Le principe des ballades est de passer du bon temps sur nos machines, faire admirer nos bécanes, « rider cool ».

2) prévoir les parcours présentant des difficultés techniques dans la première partie de la journée.

Après un repas copieux, du bon temps passé à table, il est parfois difficile de se remettre en route. Cet élément est à considérer pour la sécurité de tous et le travail de nos Safetys. La seconde partie (après le repas) pourra être plus roulante. De même, la durée de route devra être plus importante en matinée, quitte à différer l’heure du déjeuner.

3) prévoir un arrêt toutes les 100 KM (1h 30 de route).

Pour notre sécurité, pour les pauses techniques et tout simplement pour papoter, des arrêts sont à prévoir. En conséquence choisir un en lieu où une boisson pourrait être prise et bénéficiant de commodités, un parking, une aire de stationnement devra être choisi pour stationner nos machines en toute sécurité (attention à l’accessibilité, l’état de l’ère de stationnement….merci d’en informer le responsable des sorties

4) prévoir les points de ravitaillement en carburant.

Toutes les machines et leur pilote sont les bienvenus dans nos balades. Il est donc judicieux et important de s’assurer que l’itinéraire emprunté présente des points de ravitaillements ouverts en week-end. A titre d’exemple, l’autonomie moyenne d’un sportster est de 180 km. Cette autonomie peut varier en raison du profil du parcours.

5) reconnaître le parcours.

Lors de l’élaboration de l’itinéraire, reconnaître le parcours permet de s’assurer de la praticabilité des routes et du niveau de technicité de ce dernier. N’oubliez pas que les balades sont ouvertes à tous, pilotes confirmés et débutants. Il est également judicieux, quelques jours avant la sortie, de s’assurer que l’itinéraire établi n’est pas compromis par des travaux, des manifestations diverses, des dégradations dues aux intempéries.

Une prise en charge des frais engagés peut être assurée par le chapter. Pour ce faire, fournir les justificatifs nécessaires (ticket de péage, ticket de carburant à ce titre faire le plein avant et après le déplacement). Les repas ne sont pas dédommagés.

6 ) Etablir l’itinéraire le plus tôt possible.

Pour pouvoir circuler en toute légalité, une déclaration en préfecture doit être réalisée (notre Director s’en charge). Cette déclaration doit être déposée 2 mois avant la sortie. Ce délai est à respecter et nous ne manquerons pas de vous le rappeler régulièrement. Il convient de se ménager un délai supplémentaire.

7) Estimer le temps de route.

Pour indication, voici les temps moyens estimé lors d’un déplacement en convoi :

  • Autoroute 115 km/h,
  • Quatre voies 95 km/h,
  • Autres routes 65 km/h,
  • Route secondaire 45 km/h,
  • Ville  25 km/h.

Ces vitesses indicatives peuvent varier en fonction :

  • Du profil de la route,
  • Des conditions climatiques,
  • De l’importance du convoi.

Pour conclure ce chapitre et en appliquant les principes énoncés, une sortie hebdomadaire devrait avoir un kilométrage moyen de 200 km à 250 km.
 

RESTAURATION:

Les repas sont des moments privilégiés. Hormis le fait qu’il soit fort agréable de se mettre à table, il est également un moment de convivialité, d’échange, d’intégration (pour les nouveaux membres par exemple). C’est également un moment de repos parfois bien mérité.

Quelques principes :

1) Stationnement des machines.

C’est un paramètre fondamental. Il convient de prévoir une aire de stationnement à proximité pouvant accueillir nos motos en toute sécurité et facilité.

2) Ambiance.

Nos amis bikers sont de bons vivants, qui aiment rigoler faire du bruit tout cela dans la bonne humeur. Informer le restaurateur de cette ambiance pour éviter quelques déboires. Dans la confection des menus, veiller à faire en sorte que votre choix soit apprécié unanimement.

3) Menu.

Nous aimons bien manger en qualité et quantité. Le résultat du sondage fait apparaître que nos amis sont à la recherche de repas familial et du terroir.

4) Boissons à table.

Pour notre sécurité les boissons alcoolisées ne sont pas comprises dans la prestation. Ce point est important et à signaler au restaurateur lors de la négociation.

5) Coût.

Dans notre région très agréable, les prix de la restauration sont élevés. C’est un point noir dans l’organisation car il faut négocier au plus juste le prix du repas. La somme idéale se situe vers 20 euros. Si la prestation est de très bonne qualité un maximum de 25 euros peut être consacré. Un repas bien négocié comprendra une entrée, un plat, un dessert, un café.

 

HEBERGEMENT:

L’hébergement est à considérer lors d’une sortie sur plusieurs jours. Différentes pistes peuvent être explorées. L’hôtel, l’hébergement de plein air, le gîte rural …..

1) Accessibilités.

Lors du choix, penser à l’accessibilité du lieu d’hébergement ainsi qu’au stationnement des véhicules.

2) Restauration.

Privilégier une formule permettant de prendre le dîner sur place, ou à proximité immédiate. Le soir, après une journée de moto, on a envie de se « lâcher » au bar et à table où l’on peut dépasser allègrement le taux d’alcoolémie autorisé.

 

VISITES ET ACTIVITES:

Il est constaté que nos membres, outre le fait de rouler, plébiscitent les sorties ayant un thème et incluant des visites ou activités. Même si ce n’est pas le but ultime cette demande est à considérer. Attention toutefois à respecter un budget global raisonnable. De même, le temps consacré à ces visites et activités entrent dans le temps global de la sortie. Ce dernier point est à considérer.

 

Vous voilà en possession de différents éléments à considérer lors de l’organisation d’une sortie. Nous vous remercions pour votre investissement pour le Chapter, et nous vous rappelons que nous sommes à votre disposition et à vos côtés pour vous aider dans cette tâche. Ce sera votre sortie et vous la ferez partager à l’ensemble du Chapter.

 

Le bureau du Chapter

 

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